HOME>アーカイブ>法人は出張費の内容を確認しなければなりません

出張費を適正に経費にする

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出張経費とは、出張先で支払った経費のことを指します。法人の処理は旅費交通費で仕訳されます。と言っても、出張経費は、旅費に該当しないことを言うのが一般的です。つまり、通常は経費とならない食費などの出費をどう考えるかという問題です。出張先で普段の生活では使わない出費があった場合は当然、経費です。出張先での宿泊費、交際費、交通費、タクシー代、駐車場代などが当然経費になるものです。一方、出張先での食費代などは考え方が違います。なぜなら食事や、宿泊費のうち普段の生活にも費消されるものは経費とは言えません。しかし、社用で出張せざるを得ないのに、家庭で食べる食費より高額な出費があることは不公平です。そこで一般的には、日当を旅費規程で決めておき、宿泊費や食費を含んで支払う方法が税務上では認められています。出張特有の出費と、そうでないものに区分し、後者を日当として支払います。こうしないと出張特有の出費以外を給与として所得税が課税されてしまう可能性があります。交通費精算システムはこうした出費を整理するシステムです。

出張経費の精算は煩雑です

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出張費の考え方は、出張特有の経費は実費で精算し、それ以外は出張の距離、つまりどこに出張するかで金額が決まっている日当として支給されます。しかし、これが手作業だと色々な欠点が出てきます。出張精算をするには一定の事務量が必要になります。そのうえ計算違いなどのミスで総務部門が混乱する危険性があります。こうしたとき、交通費精算システムが有用になります。最近では領収書をスキャンで読み取り会計ソフトと連動したシステムも開発されていますから、どこに出張したかの情報と出張特有の出費の領収書があれば、手作業での計算が必要なくなります。出張するたびに清算書を総務部門に提出し、経理担当がそれをチェックし会計ソフトに入力するという手間がかからずミスもなくなります。総務担当は社員の出費に不正がないかだけをチェックすれば良いことになります。

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